电子邮件政策

临时政策

批准:信息技术副总裁 成立日期: 4/2015

负责办公室:资讯科技服务

最后修订日期: 5/2015 负责执行:信息安全总监，信息技术副总裁

声明 学院提供的电子邮件服务合法产生, 监管和制度上对其许可使用的限制, 内容, 并由该机构的所有成员处理. 此政策为机构及其成员提供了允许和正确使用电子邮件的框架.

范围 这项政策影响到所有使用学院提供的电子邮件和信息服务的澳门葡京博彩软件社区成员.  

政策 作品简介: 电子邮件(电子邮件)是一种既定的手段，为各种机构的通信和信息传递, 专业及个人需要. 澳门葡京博彩软件为其社区成员提供电子邮件服务，以支持学院的学术使命和管理需求. 该政策对允许使用和处理电子邮件帐户设定了限制和期望, 消息内容, 并使用服务来满足法律和法规要求的遵从性要求, 以及机构为自己设定的一般需求和期望.

电子邮件帐户:

  • 使用责任: use of Smith email services 必须 comply with all general user account policy requirements; in particular, 与个人电子邮件帐户相关的所有活动和使用都是帐户所有者的责任.
  • 账户共享: the use of an individual account by anyone other than the person as签署 to the account is prohibited; however, 允许委派访问电子邮件帐户.
  • 帐户名称更改: 电子邮件服务用户名与您的澳门葡京博彩软件个人用户帐户绑定, and are not changed separately or independently from your Smith username; individual account username changes are generally made when official 注册商 or HR name changes are 批准.

禁止使用: 明确禁止使用电子邮件服务:

  • 促进或参与 任何非法活动，包括未经授权分享受版权法保护的任何内容.
  • 获取 未经授权的访问 其他人的档案和通讯，没有实质的机构需要.
  • to 侵犯他人的权利，或 骚扰其他 用户以任何方式.
  • 为…背书、宣传、游说或支持 政党或政治候选人 无论如何，这似乎都违反了学院保持政治中立的法律要求.
  • 为 筹款、商业招揽或广告 由官方认可的校园组织以外的团体或个人发起.
  • 对于non-college-related 商业或盈利活动.
  • To 传递“受保护”的机构信息 作为消息的一部分，或作为消息附件中的内容.

允许使用: 允许使用一些电子邮件服务, 但是对它们的使用有一定的限制, 如:

  • 个人通信: 允许偶然和偶尔个人使用澳门葡京博彩软件的电子邮件, 但在隐私和遵守本政策方面，此类信息将与其他信息被一视同仁地对待.
  • 大部分的电子邮件 (见下文定义):允许使用Smith电子邮件服务发送大量电子邮件，但须符合以下限制:
    • 邮件内容和收件人列表符合此策略中包含的批量电子邮件程序.
    • 使用应遵守所有适用的法律法规，包括但不限于反垃圾邮件法案.
    • 允许收件人选择退出或从列表中删除与邮件内容或邮件发件人有关的未来批量电子邮件.
    • 遵守本政策中包含的以下程序.

电子邮件隐私: 使用澳门葡京博彩软件的电子邮件服务的电子邮件通信可能包含机密或个人信息, 对此类通信的隐私和披露有一定的期望. 电子通讯, 包括电子邮件, 在隐私和访问方面受以下限制:

  • 澳门葡京博彩软件获取和披露信息的权利: 澳门葡京博彩软件认识到，大学社区的成员对他们发送或接收的电子邮件信息的隐私有一些合理的期望. 学院保留查阅及披露电子邮件讯息内容的权利, 但只有在有合法的与工作相关的需要时才会这样做. 学院也保留向执法人员披露任何电子邮件信息的权利. 本政策的负责执行人员将在未经发件人或收件人同意的情况下审查任何访问电子邮件内容的请求. 此类请求必须事先获得批准，未经批准的任何访问都是违反大学政策的.
  • 邮件服务监控: 智能交通系统部门的职员定期监控信息技术系统, 包括电子邮件系统和服务. 如果发现可能有非法活动或违反学校政策或安全的异常情况, 他们会进一步调查，并将调查结果报告本政策的负责行政人员.
  • 涉嫌政策或法律违规调查: 学院可以在调查过程中检查电子邮件信息的内容，这些内容是由不适当的迹象引发的.

电子邮件作为学院的“官方记录”: 电子邮件被认为是学院沟通的官方资源, 并且可能受其他机构或法律法规以及与机构官方记录相关的合规要求的约束. 这包括但不限于:

  • 遵守法律行动，如诉讼持有通知.
  • 学院“记录保留”政策中规定的记录管理要求.
  • 遵守FERPA和与邮件内容或其附件有关的任何其他监管要求.

违反政策 违反大学政策的行为将根据学生手册和员工手册中列出的程序进行裁决, 由裁判机关处以纪律处分直至开除. 根据州和联邦法律，有些罪行是要受到惩罚的.

标准和程序

电子邮件附件标准: 电子邮件的附件应符合下列标准和最佳实务建议:

  • 附件应为 清除任何病毒或恶意软件 嵌入在附件中.
  • 不应包含任何归类为“受保护”的资料, 除非该文件是用普遍接受的加密协议加密的, 解密密钥以某种方式传递给接收方而不是通过电子邮件.
  • 必须 遵守这一政策 就好像它们是电子邮件信息或内容的一部分.

群发邮件的程序: 使用电子邮件服务发送“大量电子邮件”的规定如下:

  • 向大量选民(100+)发送批量电子邮件的分发列表, 包括非澳门葡京博彩软件.Edu电子邮件地址，必须使用官方支持的批量电子邮件服务提供商发送.
  • 批量电子邮件通信应该由对收件人组进行管理监督的人批准.
  • 大量电子邮件消息的内容应遵循此策略中包含的电子邮件组成标准.
  • 发送批量邮件的附加指南, 广播或分发名单电邮均载列于资讯科技署网上的“电邮服务指引”文件内.

部门程序: 各部门应制定与其业务流程相关的内部程序，以支持遵守这一政策. 如果出现合规性或最佳实践方面的问题，建议由政策主管审查和批准内部程序.

电子邮件排版的标准和最佳做法: 为了促进官方通讯的一致性和专业性, 并更好地确保用户阅读并信任学院代表发送的信息, 建议遵守以下准则:

标准:

  • 主题行 应该直接陈述重要的信息内容，避免误导或通用的主题行吗
  • 提供 明确的联系方式 收件人的问题
  • is 签署 最后附上相关人员或部门的信息
  • is 批准 在消息发出之前，由具有消息范围治理权限的人负责
  • 只从 @澳门葡京博彩软件.edu 电子邮件发件人地址，不要混淆发件人信息
  • 信息内容传达 Smith-specific信息

留言内容中的网页链接: 在电子邮件信息中包含可点击内容时要小心, 因为这是大多数网络钓鱼电子邮件信息试图损害收件人的身份或个人信息的方式. 只要合理的, ensure that URLs are explicit in the message text; try not to hide link addresses behind alternate clickable text.

电子邮件写作的最佳实践:

  • 提供一个 特定的人 通过姓名作为发件人或作为问题的联系人
  • 使用正确的语法、拼写和习惯用语
  • 言简意赅
  • 编辑 校对风格，检查准确性
  • 如需通讯员名单，请发送至:个人帐户，及 密件:列表
  • 只发送给邮件内容直接指定的收件人
  • 避免“危言耸听”的词语或短语，例如: “你需要采取紧急行动"

定义 这些定义适用于本策略中使用的术语.

批量电子邮件:

发送到由个人或组派生或维护的超过25个收件人列表的电子邮件消息内容, 而接受者并没有明确同意接受.

广播电子邮件:

发送给澳门葡京博彩软件用户的机构维护列表(“系统列表”)的电子邮件信息, 比如全体教员或班级的学生名单, usually from an account with explicit permission to send to that list; recipients cannot opt out of system lists.

分发列表邮箱:

发送给一组用户的电子邮件，这些用户明确同意接收与该分发列表的主题或目的有关的消息.

受保护的信息:

一般, 具有特定法律或法规遵从性限制或保护的机构信息, such as Social 安全 Numbers; see the Comprehensive In为mation 安全 Program 为 more detailed in为mation.

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其他资源: